Minimer din adminstrative tid

I dette indlæg vil jeg forklare hvad der menes med at minimere administrativ tid, og hvordan Tasks hjælper dig med at gøre det.

Hvad er administrativ tid?

Når jeg siger administrativ tid, taler jeg om den tid du bruger på ting som i princippet ikke er rentable for dig. Et eksempel kan være at du skal i gang med en opgave, men før du kan dét, skal du lige samle alle trådene. Det kan være notater på papir, notater i tekst-dokumenter, korrespondance i din indbakke osv. Det er tid du bruger på at kunne påbegynde det konkrete arbejde der ligger i en opgave. Det kan selvfølgelig godt være at du medregner denne tid i dit samlede tidsforbrug, og at du dermed bliver betalt for det i sidste ende – men det er i princippet stadig forholdsvis uproduktiv tid. Det samme princip gælder dét at oprette/skrive en faktura. Jovist, fakturaens formål er at du får penge for det arbejde du har udført, så på sin vis er det jo ikke spildtid. Men det er stadig tid, du egentlig ikke bliver betalt for.

Mange bække små..

Sådan kan du sikkert finde mange flere små eksempler, hvis du virkelig tænker efter. Hver for sig er det måske ikke noget der batter, men sammenlagt er det sandsynligvis noget der kan mærkes. Lad os sige at du har et overhead på 20 minutter hver dag, 5 dage om ugen. Det kræver ikke et matematisk geni at regne ud at det er over halvanden time om ugen du kunne have brugt på noget mere produktivt. Hvis du fakturerer en gennemsnitlig timeløn på 400 kr, er det 600 kr. om ugen i “tabt” omsætning.
Om 600 kr. er noget der batter for dig, skal jeg selvfølgelig ikke kunne sige. Men jeg ser sådan på det: hvis jeg kan tjene 600 kr. mere om ugen ved at gøre noget nyt og tillægge mig nye vaner, hvorfor så ikke gøre det?

Lad mig fortælle dig hvordan Tasks kan minimere din administrative og uproduktive tid. Det gøres nemmest ved at tage udgangspunkt i konkrete rutiner i min egen hverdag.

Eksempel 1

Når en kunde bestiller mig til at udføre et stykke arbejde, foregår det typisk ved at jeg får en mail. Hvis kunden er som kunder er flest, er opgavebeskrivelsen forholdsvis sparsom, så det kræver yderligere en del mailen frem og tilbage for at få opgaven specificeret i detaljer. Nogle gange kræver det også telefonisk samtale, som resulterer i håndskrevne notater.
Dette i sig selv udgør i realiteten ikke det store problem. Problemet indtræffer i det tilfælde hvor jeg ikke bare lige kan kaste alt hvad jeg har i hænderne og kaste sig over denne nye opgave med det samme. I langt de fleste tilfælde er jeg nødt til at skubbe opgaven til jeg får tid, og til den tid kan jeg meget vel have glemt det hele. Nu skal jeg altså til at finde og læse diverse mails igennem igen, og også lige finde de post-its jeg skrev. Det kan snildt tage 10 minutter.

Her er løsningen på denne arbejdsgang i Tasks:
I Tasks opretter jeg kunden og et projekt og giver ham adgang til selv at logge ind. Nu kan han selv oprette opgaven. Beskrivelsen bliver selvfølgelig ikke bedre af den grund, men nu kan kunden og jeg på bedste blog-maner kommentere opgaven frem og tilbage, sålænge det er nødvendigt. Snakker jeg i tlf med ham, går jeg lige ind og skriver nogle noter direkte på opgaven mens jeg har ham i røret. Sidder jeg ikke foran skærmen, kan jeg jo bede ham om at lave en kommentar om det vi kom frem til. Når jeg så på et tidspunkt får tid til at påbegynde opgaven, smutter jeg ind i Tasks, finder opgaven, og har nu den fulde historik samlet ét sted. Ikke noget med at rode frem og tilbage i indbakken og skrivebordsskuffen.

Eksempel 2

Når jeg skal fakturere, laver jeg en PDF og sender den med email. Derudover skal jeg også lige ind i e-conomic og oprette fakturaen af bogføringshensyn. Jeg bruger ikke den faktura man faktisk kan sende fra e-conomic, da jeg har større krav til fakturalayout end deres system tilbyder. Normalt ville dette betyde at jeg igen skulle ind i min indbakke og finde frem til de mails der omhandler opgaven eller opgaverne. Måske har jeg afgivet et fast tilbud, og så skal jeg finde dette. Måske skal der afregnes på timebasis, og så skal jeg ind i mit excel-ark og finde ud af hvor mange timer jeg har brugt. Dernæst skal jeg oprette fakturaen med disse informationer, og det foregår altså manuelt ved at sidde og pille i et PDF dokument. Når det er gjort, kan jeg oprette samme faktura i e-conomic.

Det er min faktureringsrutine. Den er uden tvivl mere besværlig end de flestes :). Pointen er dog også at vi alle har forskellige rutiner, nogle mere tidskrævende end andre.

Her er løsningen på denne arbejdsgang i Tasks:
I Tasks klares dette på få minutter. Når du vil fakturere, opretter du en ny faktura, vælger kunde, og vælger de opgaver der skal faktureres. Dette foregår i intuitivt interface (har desværre ingen screendumps endnu). Systemet tæller selv sammen hvor mange timer du har brugt i alt (der kommer et indlæg om timeregistrering på et senere tidspunkt) og tager også højde for om der er afgivet fast pris på en eller flere af de valgte opgaver. Dernæst oprettes fakturaen som PDF, som du kan downloade og sende selv, eller vælge at sende den direkte fra systemet.
Har du konfigureret integration til e-conomic, bliver fakturaen også oprettet dér, hvis du ønsker dette. Der kommer også et indlæg om e-conomic integration på et senere tidspunkt.

Jeg sparer meget tid på denne måde. Måske vil du også kunne gøre det.

Det var 2 enkle eksempler, som man måske ikke umiddelbart tænker ret meget over i hverdagen. Men det er værd at overveje om man kan gøre det nemmere for sig selv, spare tid, og måske tjene flere penge ved at sætte ting i system. Det var derfor jeg i sin tid udviklede Tasks til mig selv – og nu håber jeg at den nye version også kommer til at hjælpe mange andre.