Timeregistrering er den funktion der bruges mest i Tasks. Når man logger ind i Tasks, er det typisk for at registrere tid.
I Tasks kan man registrere tid på to måder:
- Ved at bruge timerfunktionen.
- Ved at oprette kvikregistreringer.
I modsætning til gammeldags systemer har vi intet ugeskema hvor man skal indtaste timeantal. Det er der flere grunde til. Den primære årsag er at for langt de fleste mennesker fungerer den metode ganske enkelt ikke.
Hvis du vil være helt sikker på at dit tidsforbrug registreres nøjagtigt, skal du bruge timerfunktionen. Det kan have to virkninger: enten bliver du overrasket over hvor meget tid du rent faktisk bruger (rigtigt mange underfakturerer, fordi de ikke kender deres reelle tidsforbrug), eller også bliver du opmærksom på hvor meget tid du bruger på ting der ikke er arbejdsrelaterede.
Med andre ord: en win-win situation.
Timerfunktionen
For at registrere tid med timerfunktionen, skal du gå ind på den opgave du vil registrere tid på. I højre side ser du en knap hvor der står “Start timeregistrering”. Klik på den. Timeren går nu i gang, og det kan du se ved at der kommer en timer frem i højre side. Derudover vil opgaven fremgå af “Igangværende timeregistreringer” nederst i højre side.
Hvis du ikke kan se en start-knap, vil der stå en årsag til hvorfor opgaven ikke kan startes.
Når du har startet timeren, tæller den tiden der går indtil du stopper den igen. Når du vil stoppe, klikker du på stop-knappen (den er kun synlig hvis timeren er startet). Du vil nu blive ført til en side hvor du kan se start- og stoptidspunkt, og hvor du har mulighed for at vælge hvilken ydelse der blev udført. Hvis du arbejder med ydelser med forskellige timepriser er det selvfølgelig vigtigt at du vælger den rigtige.
Hvis du vil pausere en timer, eksempelvis hvis du holder pause, skal på toilettet, tager et opkald fra en anden kunde osv, kan du klikke på knappen “Pauser timeregistrering”. Timeren sættes nu på stand-by, indtil du genoptager den ved at klikke på “Genoptag timereg.”.
Kvikregistrering
En kvikregistrering er i praksis en helt almindelig timeregistrering, som du bare opretter uden at bruge timeren. Når du klikker på “Opret kvikregistrering” kan du indtaste antal timer og minutter som registreringen skal lyde på. Når du klikker OK, er det samme procedure som ved timerbaseret registrering.
Værd at vide
Rundt omkring i Tasks vil du støde på begrebet “værdi”. Eksempelvis i rapporten “Ufaktureret arbejde”. Til at beregne denne værdi bruges timeregistreringer.
Når du opretter fakturaer vil du få mulighed for at tilknytte ufakturerede timeregistreringer. Ved at gøre det, markeres timeregistreringen som faktureret. I forhold til at holde styr på hvilket arbejde der er betalt og hvilket der ikke er, er det vigtigt at du får lavet denne tilknytning.
Timeregistreringer der er tilknyttet et klippekort anses automatisk som værende faktureret.
Når du sletter en faktureret timeregistrering, har det ingen effekt på den faktura, timeregistreringen oprindeligt blev tilknyttet. Eventuelle fakturalinjer skal du altså selv slette eller ændre/opdatere.
Rettigheder
Administrator kan se alle timeregistreringer. En almindelig bruger kan kun se sine egne. Kontaktpersoner (kunder) har ikke adgang til timeregistreringer.
